Recherche une assistante de direction et commerciale, 3 à 5 ans d'expérience, distanciel possible

MISSION GENERALE

Le ou la titulaire seconde la direction au quotidien et prend en charge l'ensemble de la gestion administrative, comptable et de la relation client. Il ou elle appuie également les mandataires d'intermédiaires d'assurance du cabinet.
Le poste est centré sur le suivi et la fidélisation des clients, et non sur la prospection ou la vente. Il n'emporte pas d'objectif de chiffre d'affaires individuel.

ACTIVITES PRINCIPALES

Le poste couvre cinq domaines : l'assistanat de direction, la gestion administrative, la gestion comptable, la relation client et l'appui aux mandataires.

--> Assistanat de direction
• Gérer l'agenda, les déplacements et les priorités de la direction
• Préparer les réunions et rendez-vous : dossiers, ordres du jour, comptes rendus, suivi des décisions
• Filtrer et traiter les appels, courriers et courriels adressés à la direction
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, présentations et tableaux de bord
• Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs : assureurs, avocats, prestataires
• Traiter les informations sensibles avec une stricte confidentialité

-->Gestion administrative

• Tenir à jour les dossiers clients et la base de données (CRM, gestion électronique des documents)
• Établir et suivre les pièces contractuelles : devis, contrats, avenants, attestations
• Assurer l'administration courante : courrier, fournitures, relations avec les fournisseurs
• Préparer les éléments administratifs du personnel : absences, notes de frais, variables de paie à transmettre
• Veiller à la conformité documentaire des dossiers (devoir de conseil, lutte anti-blanchiment, RGPD)

--> Gestion comptable

• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice de l'expert-comptable du cabinet
• Collecter, classer et transmettre les pièces comptables : factures, relevés bancaires, justificatifs
• Établir la facturation, suivre les encaissements et relancer les impayés
• Suivre les règlements fournisseurs et les notes de frais
• Suivre les commissions reçues des assureurs et celles dues aux mandataires
• Préparer les éléments demandés par l'expert-comptable pour les déclarations et la clôture
Relation client et appui commercial
• Être le premier contact des clients par téléphone, courriel et en accueil physique
• Répondre aux demandes courantes et suivre chaque dossier jusqu'à sa clôture
• Suivre les échéances et renouvellements, et relancer les clients en amont
• Préparer les propositions commerciales et les rendez-vous de la direction
• Accompagner l'entrée en relation des nouveaux clients : collecte des pièces, ouverture du dossier
• Recueillir la satisfaction client et traiter les réclamations de premier niveau
• Signaler à la direction les besoins complémentaires identifiés chez les clients
• Contribuer aux actions de communication : mailings, événements, réseaux sociaux
Appui aux mandataires d'intermédiaires d'assurance
• Être en relation régulière avec les mandataires du cabinet et relayer leurs demandes auprès de la direction
• Les accompagner dans la relation client : prise de rendez-vous, suivi des demandes, relances
• Leur apporter un appui administratif : constitution et suivi des dossiers, pièces contractuelles, mise à jour du CRM
• Suivre leurs pièces réglementaires : immatriculation Orias, attestations, formation continue


PROFIL RECHERCHE

Le poste s'adresse à un profil confirmé, avec 3 à 5 ans d'expérience sur une fonction comparable.

CRITERE - ATTENDU

Formation - Bac+3 : BUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA), BUT Techniques de commercialisation, licence professionnelle Assurance, banque, finance, licence professionnelle Métiers de la gestion et de la comptabilité, bachelor Assistant(e) de direction, ou équivalent

Expérience - 3 à 5 ans en assistanat de direction ou assistanat commercial, idéalement en cabinet de courtage, assurance ou services aux entreprises

Outils - Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), outil CRM, visioconférence

Comptabilité - Bases de comptabilité et de facturation, habitude de travailler avec un expert-comptable

Expression - Orthographe et rédaction irréprochables, aisance au téléphone

Connaissances appréciées - Vocabulaire et produits de l'assurance et de la protection sociale

Qualités personnelles
• Sens du service et qualité d'écoute des clients
• Organisation, rigueur et gestion des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et prise d'initiative, notamment en télétravail
• Polyvalence et capacité à passer d'un sujet à l'autre